20.08.2024
QM als Praxisretter
In der heutigen Zeit stehen Zahnarztpraxen vor zahlreichen Herausforderungen:
Der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeitende, die stetig steigenden Anforderungen der Patienten und der Bedarf an effizienten Abläufen sind nur einige davon. Ein smartes und digitales Qualitätsmanagement (QM) System kann hier als Praxisretter fungieren und entscheidend zum Erfolg beitragen.
So gewinnst Du neue Mitarbeitende und motivierst Dein Team langfristig
Wenn ich in meiner täglichen Arbeit mit den Praxisteams die Frage stelle, was die Mitarbeitenden brauchen, damit sie sich in der Praxis wohlfühlen, erhalte ich immer zuerst diese eine Antwort: „STRUKTUR!“
Ein effektives QM-System spielt also eine zentrale Rolle bei der Mitarbeitergewinnung und -motivation. Durch klare Strukturen und standardisierte Prozesse können neue Teammitglieder schnell eingearbeitet werden. Automatisierte Checklisten und digitale Dokumentationen sorgen dafür, dass jeder in der Praxis genau weiß, was zu tun ist und welche Qualitätsstandards eingehalten werden müssen. Dies schafft ein Gefühl der Sicherheit und Zufriedenheit, da Unklarheiten und Missverständnisse minimiert werden. Wenn das QM dann auch noch mit einer intuitiv bedienbaren Software umgesetzt wird, kann es dem Team sogar Spaß machen!
Ein weiterer Vorteil eines digitalen QM-Systems ist die Möglichkeit zur kontinuierlichen Weiterbildung und Schulung der Mitarbeiter. Sogar E-Learning-Plattformen und digitale Schulungsprogramme können nahtlos in das QM-System integriert werden, so dass Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf relevante Schulungsinhalte haben. Dies fördert nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern steigert auch die Motivation und Bindung an die Praxis.
Als Wissensmanager können wir ein praxiseigenes Wikipedia entwickeln, das es uns ermöglicht, jederzeit auf das gesamte Wissen schnell zuzugreifen. So geht nichts mehr verloren. Dabei nutzen wir attraktive Medien wie Videos, Audios oder Fotos zur Ablaufbeschreibung. Auf lange Texte, die niemand gerne lesen mag, verzichten wir.
Wie kannst Du die Patientenzufriedenheit effektiv steigern?
Patientenzufriedenheit, und ich würde es sogar Patientenbegeisterung nennen, ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg jeder Zahnarztpraxis. Ein smartes QM-System trägt dazu bei, die Patientenerfahrung durch reibungslose Abläufe und hohe Qualitätsstandards zu verbessern. Ein Beispiel dafür ist der Einsatz von QR-Codes zur Steuerung der Abläufe. Patienten können beispielsweise über QR-Codes auf ihrer Terminerinnerung direkt auf die Anamnesebögen zugreifen und diese vor dem Termin digital ausfüllen. Dies verkürzt die Wartezeiten und sorgt für einen effizienten Ablauf in der Praxis. Auch eine Patientenbefragung kann die Praxis über einen QR-Code steuern und direkt im QM-System auswerten.
Darüber hinaus ermöglicht ein digitales QM-System die transparente Kommunikation mit den Patienten. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail oder SMS sorgen dafür, dass Patienten immer über ihre Termine und anstehende Behandlungen informiert sind. Dies schafft Vertrauen und stärkt die Bindung der Patienten an die Praxis.
Die Abläufe werden optimiert und die Qualität gesteigert
Die Qualität der Abläufe in einer Zahnarztpraxis hat einen direkten Einfluss auf die Effizienz und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Patienten. Ein smartes QM-System ermöglicht die Automatisierung von Checklisten und Dokumentationen, das spart nicht nur Zeit, sondern auch die Fehleranfälligkeit wird reduziert.
Beispielsweise können tägliche Hygienekontrollen oder Wartungsarbeiten durch automatisierte Checklisten überwacht und dokumentiert werden. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Schritte durchgeführt und dokumentiert werden, ohne dass etwas vergessen wird. Habe ich diese Checklisten mit einem QR-Code verknüpft, kann die autorisierte Person diesen Code einfach scannen und die Checkliste bearbeiten und freigeben. Langes Suchen und blättern in Ordnern entfällt. Automatisiert durch die QM-Software wird von den Checklisten anschließend eine PDF erstellt, die digital abgelegt wird. So kann die Praxis einer behördlichen Begehung entspannt entgegensehen.
Zusätzlich können digitale Workflows und Prozesssteuerungen integriert werden, die den gesamten Praxisbetrieb optimieren. Von der Terminplanung über die Materialverwaltung bis hin zur Abrechnung können alle relevanten Prozesse digitalisiert und zentral gesteuert werden. Dies sorgt für eine nahtlose Integration aller Arbeitsabläufe und ermöglicht es dem Praxisteam, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren – die Behandlung und Betreuung der Patienten.
Fazit
Ein smartes und digitales QM-System ist der Schlüssel zum Erfolg für moderne Zahnarztpraxen.
Es trägt nicht nur zur Gewinnung und Motivation von Mitarbeitenden bei, sondern steigert auch die Patientenzufriedenheit und optimiert die Qualität der Abläufe. Durch den Einsatz innovativer Technologien wie QR-Codes und automatisierter Checklisten können Praxen effizienter und effektiver arbeiten. Ein solches QM-System ist daher nicht nur ein Instrument zur Qualitätssicherung, sondern ein wahrer Praxisretter, der die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft stellt.
Es gibt bereits smarte QM-Systeme auf dem Markt, die gerne und mit Freude durch das Praxisteam umgesetzt werden. Dann bedeutet QM nicht mehr Mehrarbeit oder die Beschäftigung mit langweiligen Texten und Paragrafen.
Seit vielen Jahren begleite ich Praxen bei der Umsetzung Ihrer Praxisorganisation. Es gibt eine smarte und intuitiv bedienbare Lösung, die das Erstellen und Weiterentwickeln eines Qualitätsmanagements wirklich vereinfacht. Mit dieser Lösung macht es sogar Spaß, Arbeitsanweisungen zum Beispiel als Videos zu erstellen, direkt aus dem Programm heraus. Alle Unterlagen sind jederzeit leicht auffindbar und auch Personen, die sich in der digitalen Welt nicht so zuhause fühlen, können damit ihre Ziele schnell umsetzen.
Willst Du mehr darüber wissen oder wünschst Du Dir Unterstützung bei der QM-Umsetzung? Dann kontaktiere mich gerne!
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