02.05.2023

Vorteile und Herausforderungen eines digitalen QM-Systems in der Zahnarztpraxis

In der heutigen Zeit ist die Digitalisierung auch in der Zahnarztpraxis nicht mehr wegzudenken. Kaum eine Praxis arbeitet noch komplett analog. In der Leistungserfassung und Abrechnung ist das ja auch gar nicht mehr möglich.

Eine wichtige Rolle bei der Digitalisierung spielt das Qualitätsmanagement. Es trägt dazu bei, eine hohe Behandlungsqualität zu erreichen und die Abläufe zu optimieren.

Die digitale Dokumentation spielt eine zentrale Rolle in der Praxis

Wie schon gesagt, spielt die elektronische Dokumentation eine zentrale Rolle in unserem QM-System. Es werden nicht nur sämtliche Behandlungsdaten, sondern auch das gesamte Wissen der Praxis um die Abläufe und die Strukturen digital erfasst und gespeichert. Das ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Verwaltung aller Daten. Die lückenlose Nachverfolgbarkeit, ein schneller Zugriff und eine sichere Archivierung werden in Sekundenschnelle möglich.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des digitalen Qualitätsmanagements, ist die Nutzung moderner Technologien. So kann zum Beispiel die digitale Abdrucknahme mittels Intraoralscanner digital erfasst und mit wenigen Klicks an das weiterverarbeitende Labor geleitet werden. Darüber hinaus wird eine hohe Genauigkeit erzielt und der Komfort der Patienten enorm gesteigert.

Vereinfachung der Kommunikation und Zusammenarbeit

Durch ein digitales QM wird die Kommunikation zwischen Praxisteam und Patienten, so wie innerhalb der Praxis, vereinfacht. Die digitale Terminvergabe ist ein gutes Beispiel dafür oder auch die digitale Kommunikation innerhalb des Praxisteams mit der Zuweisung von terminierten Aufgaben und Zuständigkeiten oder der Weitergabe von Informationen, die sofort für das komplette Praxisteam sichtbar sind. Cloudbasierte QM-Tools bieten eine einfache Möglichkeit, Daten und Informationen mit anderen zu teilen. Teams können sogar in Echtzeit an gemeinsamen Projekten arbeiten und sich austauschen, ohne dass eine physische Anwesenheit erforderlich ist.

Ein weiterer erheblicher Vorteil des digitalen QM-Systems ist das schnelle und einfache Onboarding. Neue Teammitglieder erhalten von Anfang an eine optimale Orientierung und einen roten Faden, der sie durch die Abläufe der Praxis führt.

Erfolge messbar möglich machen

Ein digitales QM-System ermöglicht die Skalierbarkeit von Praxisabläufen. Das ist ein großer Vorteil. Es macht Erfolge und das Erreichen von Zielen messbar möglich und das mit sehr wenig Aufwand.

Steigerung der Datensicherheit

Auch die Datensicherheit wird durch ein digitales QM-System gesteigert. Vor allem bei cloudbasierten Lösungen, hat man keine Angriffe auf den Praxisserver mehr zu befürchten. Cloud-Lösungen werden in der Regel von erfahrenen IT-Experten gewartet und regelmäßig aktualisiert. Darüber hinaus bieten sie Sicherheitsfunktionen, wie verschlüsselte Verbindungen und Backups. Die meisten Tools bieten darüber hinaus eine automatisierte Archivierung und Versionierung der Daten und Dokumente. Damit arbeitet die Praxis absolut Richtlinien konform.

Cloudbasierte QM-Tools bieten zudem eine hohe Flexibilität innerhalb des Praxisteams. Autorisierte Personen können jederzeit und von überall auf die Daten zugreifen und das QM-System weiterentwickeln. Das ist nicht möglich, wenn das digitale QM sich ausschließlich auf dem Praxisserver befindet.

Durch ein cloudbasiertes QM-System habe ich die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren und so die Effizienz zu erhöhen. Ein Beispiel dafür ist die Automatisierung der wiederkehrenden Aufgaben und die Erfassung von hygienischen Maßnahmen oder Routinekontrollen, die ich nicht mehr manuell abhaken muss. Ich gebe meine Checklisten einfach mithilfe eines dafür generierten QR-Codes frei. Auch das ist inzwischen Richtlinien konform und wird von den zuständigen Behörden akzeptiert.

Kostenersparnis durch digitales QM

In der Regel spart man viel Geld durch ein digitales Qualitätsmanagement, schon allein durch die enorme Zeitersparnis. Außerdem reduziert sich der Kauf zusätzlicher Software und Hardware bei cloudbasierten Systemen.

Qualitätsmanagement ist Aufgabe des gesamten Teams

QM ist eine Aufgabe, die immer das gesamte Praxisteam betrifft. Es trägt dazu bei, die Qualität der Arbeit, der Abläufe, der Kommunikation, ja der gesamten Praxis stetig zu verbessern und somit den Erfolg der Praxis zu steigern. Durch die Verwendung digitaler Lösungen wird das Einbinden des gesamten Teams erleichtert und die Organisation wird mit der Zeit immer erfolgreicher.

Welches digitale Tool passt zu meiner Praxis?

Diese Entscheidung sollte man mit Bedacht und zukunftsorientiert treffen. Während meiner täglichen Arbeit treffe ich immer wieder auf Praxisteams, die sich für ein kompliziert aufgebautes System entschieden haben, welches die Abläufe eher komplizierter macht, als vereinfacht.

Seit vielen Jahren begleite ich Praxen bei der Umsetzung Ihrer Praxisorganisation. Es gibt eine einfache und intuitiv bedienbare Lösung, die das Erstellen und Weiterentwickeln eines Qualitätsmanagements wirklich vereinfacht. Mit dieser Lösung macht es sogar Spaß, Arbeitsanweisungen zum Beispiel als Filme zu erstellen, direkt aus dem Programm heraus. Alle Unterlagen sind immer leicht auffindbar und auch Personen, die sich in der digitalen Welt nicht so Zuhause fühlen, können damit ihre Ziele schnell umsetzen.

Ab 01.07.2023 werde ich Praxen in einer Masterclass auf der Basis dieser tollen QM-Software bei der Umsetzung begleiten. Das Ergebnis wird ein funktionierendes Qualitätsmanagement mit Struktur und System für jede dieser Praxen sein. Gerne liefere ich alle Infos dazu in einem persönlichen Gespräch. Ich freue mich über eine Nachricht oder einen Anruf.

Anmeldung und Infos gibt es auch unter: www.eino.world.com

Foto: ZIELGERICHTET Strategie & Design