Arbeitszeiterfassung in der Zahnarztpraxis: Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden?

Zwei Jahre, sechs Jahre oder lieber gar nichts löschen? Wenn Eure Praxis die Arbeitszeit digital erfasst, sammeln sich schnell viele Daten an. Doch wie lange müssen diese Aufzeichnungen tatsächlich aufbewahrt werden?

Die Antwort ist differenzierter, als es zunächst klingt. Denn die Pflicht, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen, und die gesetzlich geregelte Aufbewahrung bestimmter Arbeitszeitnachweise sind nicht vollständig deckungsgleich. Genau deshalb lohnt es sich, das Thema im Qualitätsmanagement klar zu regeln.

Muss die gesamte Arbeitszeit erfasst werden

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einführen müssen. Diese Verpflichtung besteht bereits heute. Es reicht also nicht aus, nur Überstunden festzuhalten.

Damit Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüft werden können, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollziehbar sein. Das gilt auch für Zahnarztpraxen.

Wie lange du als Zahnarzt bzw. Zahnärztin Arbeitszeitnachweise aufbewahren musst

Für bestimmte Nachweise nennt das Arbeitszeitgesetz eine klare Frist: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen unter anderem Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht, mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Daraus folgt aber nicht, dass sämtliche Daten aus der vollständigen Arbeitszeiterfassung laut Arbeitszeitgesetz pauschal exakt zwei Jahre aufzubewahren sind. Die allgemeine Pflicht zur vollständigen Erfassung ergibt sich aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz. Die ausdrücklich geregelte Zweijahresfrist in § 16 ArbZG betrifft bestimmte Nachweise. Diesen Unterschied sollte Euer Aufbewahrungsprozess berücksichtigen.

Was gilt für Minijobber in der Praxis

Beschäftigt Ihr geringfügig Beschäftigte im Sinne des § 8 Abs. 1 SGB IV, kommt eine weitere konkrete Vorgabe hinzu: Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer ihrer täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

Arbeitszeiterfassung gehört in das QM-System deiner Zahnarztpraxis

Arbeitszeiten sind mehr als ein Thema für die Lohnabrechnung. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen dienen auch dem Gesundheitsschutz Eures Teams. Deshalb sollte im QM-System feststehen, wie Ihr die Arbeitszeit erfasst, prüft und die Daten aufbewahrt.

Mein Tipp: Legt nicht einfach einen Ordner „Arbeitszeiten“ an oder lasst Euer digitales System unbegrenzt Daten sammeln. Beschreibt stattdessen einen Prozess, der im Praxisalltag funktioniert. Klärt darin insbesondere:

• Wer erfasst seine Arbeitszeit und wie erfolgt die Erfassung?
• Welche Angaben werden dokumentiert?
• Wer darf die Daten einsehen und wer prüft Auffälligkeiten?
• Wie werden Überstunden nachvollziehbar festgehalten?
• Welche Aufbewahrungspflichten gelten für welche Nachweise?
• Wann werden Daten gelöscht und wer ist dafür verantwortlich?

So müsst Ihr bei einer Kontrolle nicht erst Stundenzettel, Excel-Tabellen und Daten aus verschiedenen Systemen zusammensuchen. Die zuständige Aufsichtsbehörde kann Unterlagen anfordern, die Auskunft über die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes geben.

Was eine gute QMB daraus macht

Für Qualitätsmanagementbeauftragte reicht es nicht, eine Aufbewahrungsfrist in eine Vorlage einzutragen. Sie müssen verstehen, welche Anforderungen die Praxis betreffen, und gemeinsam mit dem Team einen verlässlichen Ablauf daraus machen.

Wer dokumentiert was? Wer schaut hin, wenn Arbeitszeiten auffällig werden? Und wie stellen wir sicher, dass Nachweise verfügbar sind und Daten nicht einfach unbegrenzt gespeichert bleiben? Wenn Ihr diese Fragen klar beantworten könnt, wird aus einer gesetzlichen Anforderung ein sinnvoller Prozess für Eure Praxis.

QM macht Spaß – besonders dann, wenn es im Alltag wirklich hilft. Du möchtest solche Anforderungen künftig sicher einordnen und in Deiner Praxis umsetzen? In meiner QMB-Fortbildung 2027 verbindest Du fundiertes QM-Wissen mit Leadership, Kommunikation und modernem, digitalem Arbeiten.